IAF ID3:2011《影響認可(kě)機構、合格評定機構和獲證組織的特殊事件或情況的管理(lǐ)》參考譯文(wén)

0.引言

在正常的商(shāng)業環境中(zhōng)，每個組織都不斷面臨機遇、挑戰和風險。然而，組織無法控制的特殊事件或情況會總會發生。在這種情況下，ABs（認可(kě)機構）和CABs（合格評定機構）宜根據本文(wén)件中(zhōng)概述的指南，制定适當的維護認可(kě)和認證的流程。

對于AB（認可(kě)機構）和CAB（合格評定機構）來說，能(néng)夠證明以下事項是重要的

l  展示合理(lǐ)的盡職調查、相互理(lǐ)解和信任

l  建立适當的行動計劃（進程）以應對非常事件

該文(wén)件的目的是為(wèi)ABs和CABs提供适當行動計劃（進程）的指南。

該信息性文(wén)件無意覆蓋認證标準或認證制度中(zhōng)的要求。如果一項标準或制度無論發生何種危機都不能(néng)提供靈活性的解決方案，那麽認證機構則隻能(néng)從相關認可(kě)機構或制度所有(yǒu)者那裏尋求指南并商(shāng)定行動路線(xiàn)。

1.範圍

該信息類文(wén)件主要适用(yòng)于管理(lǐ)體(tǐ)系認證。

2.定義:

2.1特殊事件或情況：組織無法控制的情況，通常稱為(wèi)“不可(kě)抗力”或“天災”。例如戰争、罷工(gōng)、暴亂、政治不穩定、地緣政治緊張、恐怖主義、犯罪、流行病、洪水、地震、惡意的計算機黑客攻擊、其他(tā)自然或人為(wèi)災難。

3. 影響獲證組織的特殊事件或情況

影響獲證組織或認證機構的特殊事件可(kě)能(néng)會暫時阻止認證機構計劃實施的現場審核。當這種情況發生時，依據标準或法規文(wén)件的運作(zuò)要求，認可(kě)機構（ABs）和合格評定機構（CABs）需要建立(經過與獲證組織協商(shāng))合理(lǐ)的行動方案。

合格評定機構（CAB）宜評審持續認證的風險，并建立文(wén)件化的方針和流程，說明在認證組織受到異常事件影響時将采取的步驟。

合格評定機構（CAB）制定的方針和流程宜确定評審獲證組織當前和預期未來狀況的方法，并确定替代性的潛在短期評審組織的方法，以驗證其管理(lǐ)體(tǐ)系的持續有(yǒu)效性。

為(wèi)了使合格評定機構（CAB）能(néng)夠評價持續認證的風險，并了解獲認證組織當前和預期的未來情況，合格評定機構（CAB）宜在決定适當的行動方案之前，從獲證組織處收集必要的信息。适用(yòng)時，合格評定機構（CAB）收集的信息宜包括以下内容:

l  組織何時能(néng)夠正常運作(zuò)？

l  組織何時能(néng)夠運送産(chǎn)品或執行當前認證範圍内确認的服務(wù)？

l  組織是否需要使用(yòng)替代的制造和/或分(fēn)銷現場？如果是，這些現場目前是否包含在當前認證範圍中(zhōng)，或者是否需要接受評價？

l  現有(yǒu)庫存是否仍然符合客戶的規格，或者獲證組織是否将就可(kě)能(néng)的讓步與其客戶進行聯系？

l  如果組織獲得認證的管理(lǐ)體(tǐ)系要求組織實施災難恢複計劃或應急響應計劃，獲證組織是否實施了該計劃，該計劃是否有(yǒu)效？

l  獲證組織是否會将某些流程和/或服務(wù)或裝(zhuāng)運的産(chǎn)品分(fēn)包給其他(tā)組織？如果是，獲證組織将如何控制其他(tā)組織的活動？

l  管理(lǐ)體(tǐ)系的運行受到何種程度的影響？

l  獲認證組織是否進行了影響評價？

l  适當時，确定可(kě)以替代的抽樣地點。

如果持續認證的風險較低，并且基于收集到的信息，合格評定機構（CABs）可(kě)能(néng)需要考慮替代的短期評審方法，以驗證組織的管理(lǐ)體(tǐ)系的持續有(yǒu)效性。這可(kě)能(néng)包括要求組織提供相關文(wén)件（例如，管理(lǐ)評審會議記錄、糾正措施記錄、内審結果記錄、檢測/檢驗報告等）。由合格評定機構（CABs）實施非現場的審查，以确定認證的持續适宜性（僅短期）。該流程至少宜關注以下事項:

l  受影響的認證組織和合格評定機構之間的主動溝通；

l  合格評定機構與受影響的組織就評審的步驟和如何推進計劃進行溝通；；

l  規定在暫停或撤銷認證前可(kě)替代使用(yòng)的短期評審方法的最長(cháng)時間；

l  恢複正常監督的标準，包括任何恢複審核的方法和時機選擇；

l  根據合格評定機構的程序，在個案分(fēn)析的基礎上對組織的監督計劃進行可(kě)能(néng)的修訂；

l  确保任何偏離認可(kě)要求和合格評定機構程序的行為(wèi)都有(yǒu)合理(lǐ)性解釋，形成文(wén)件，并與認可(kě)機構（AB）就解決臨時偏離要求的計劃達成一緻；

l  當重新(xīn)進入受影響的地點時，根據合格評定機構的監督計劃重新(xīn)建立監督/再認證活動。

如果無法與組織取得聯系，合格評定機構（CAB）宜遵循暫停和撤銷認證的正常流程和程序。

在制定替代性短期評審方法時，合格機構（CAB）宜考慮以下限制:

a )第一次監督審核

通常，初次認證後的第一次監督審核将在第二階段審核的最後一天的12個月内進行（17021的2011版9.3.2.2條款。但是，如果已經如上所述收集了足夠的證據，為(wèi)了對獲認證的管理(lǐ)體(tǐ)系的有(yǒu)效性保持信心，認證機構可(kě)以考慮将第一次監督推遲一段時間，通常不超過6個月的時間（從初次認證之日起18個月）。

否則，證書必須暫停或縮小(xiǎo)認證範圍。

b) 後續監督審核

在特定情況下，合格評定機構可(kě)以調整後續監督審核的時間。如果一個組織必須在一段有(yǒu)限的時間内(少于6個月)完全關閉，合格評定機構推遲原定在關閉期間進行的審核，直到該組織恢複運營，這是合理(lǐ)的。當運營活動恢複時，組織宜通知合格評定機構，以便機構能(néng)夠迅速安(ān)排審核。

c）再認證審核

通常情況下，為(wèi)避免認證失效，再認證審核和再認證決定必須在到期前完成。（ISO/IEC17021:2011, 9.1.1.2）。然而，如果已經如上所述收集了足夠的證據，對獲認證的管理(lǐ)體(tǐ)系的有(yǒu)效性提供了信心，可(kě)以考慮将認證延長(cháng)一段時間，通常不超過最初認證到期日之後的6個月。

再認證宜在允許的延長(cháng)期内進行。否則，宜實施新(xīn)的初次審核。更新(xīn)的認證的有(yǒu)效期宜基于原始的再認證周期。

d) 提供給認可(kě)機構的信息

所有(yǒu)偏離既定認證計劃的行為(wèi)都宜做出合理(lǐ)性解釋，并做好記錄，在認可(kě)機構有(yǒu)要求時，提供給認可(kě)機構。

4.影響合格評定機構（CAB）的特殊事件或情況

影響合格評定機構（CAB）的特殊事件可(kě)能(néng)會暫時阻止認可(kě)機構實施計劃的現場評審。當這些情況發生時，在認可(kě)範圍内，認可(kě)機構（ABs）和合格評定機構（CAB）需要建立合理(lǐ)的、經過策劃的行動方案。

認可(kě)機構（AB）宜評審持續認可(kě)的風險，并建立文(wén)件化的方針和流程，描述當獲認可(kě)的合格評定機構受到的特殊事件或情況影響時将采取的步驟。

認可(kě)機構（AB）制定的方針和流程宜确定評審認證機構當前和預期未來狀況的方法，并确定替代性的潛在短期評審方法，以驗證認證機構體(tǐ)系的持續有(yǒu)效性。AB還宜在程序中(zhōng)規定合格評定機構必要的報告和保持溝通的要求。

合格評定機構（CAB）與其認可(kě)機構的溝通至少宜包含機構對當前和預期未來情況的評價。

适用(yòng)時，合格評定機構宜向認可(kě)機構提供以下信息:

l  受影響的服務(wù)、經營地點和場所的範圍和程度；

l  受影響的客戶數量；

l  合格評定機構何時能(néng)夠在當前獲認可(kě)的範圍内正常運行？

l  合格評定機構是否計劃将其部分(fēn)業務(wù)外包或在替代現場進行運營以确保業務(wù)連續性?如果是的話，這些活動目前是否在現行的獲認可(kě)範圍内，還是需要由認可(kě)機構進行評審?

l  受影響的獲證組織與合格評定機構之間的主動溝通

l  合格評定機構是否采用(yòng)了IAF MD 4《信息和通信技(jì )術（ICT）在審核中(zhōng)應用(yòng)》“CAAT”實施經認可(kě)的管理(lǐ)體(tǐ)系認證?

l  合格評定機構将采取哪些步驟來評審那些受影響的組織，以及如何将下一步計劃傳達給獲認證組織？

l  依據合格評定機構的程序，根據具(jù)體(tǐ)情況對每個認證組織的監督計劃進行可(kě)能(néng)的修改；

l  确保任何偏離認可(kě)要求和機構程序的行為(wèi)都得到合理(lǐ)性解釋，形成文(wén)件，并與認可(kě)機構就解決臨時偏離要求的計劃達成書面協議(如果偏離認可(kě)要求) 。

l  在可(kě)以重新(xīn)進入區(qū)域審核時，根據合格評定機構的監督計劃，重新(xīn)建立監督/再認證活動。

4.1 合格評定機構（CAB）的解體(tǐ)

這種情況可(kě)能(néng)發生在合格評定機構未能(néng)從影響本機構業務(wù)的特殊事件或情況中(zhōng)恢複過來，因此，機構不再能(néng)夠或被授權提供其全部或部分(fēn)獲認可(kě)的認證服務(wù)（合格評定機構解體(tǐ)）。這同樣适用(yòng)于清算或破産(chǎn)。當出現這種情況，合格評定機構（CAB）有(yǒu)義務(wù)立即通知其認可(kě)機構。

在這種情況下，合格評定機構（CAB）和認可(kě)機構宜開展合作(zuò)，根據IAF MD2文(wén)件 IAF關于管理(lǐ)體(tǐ)系認證證書轉換的強制性文(wén)件，為(wèi)目前獲認證的組織向其他(tā)機構轉換提供便利。

5.影響認可(kě)機構（AB）的特殊事件或情況

影響認可(kě)機構（AB）的特殊事件或情況可(kě)能(néng)會暫時阻止認可(kě)機構對獲其認可(kě)的合格評定機構進行已經計劃的評審。當這種情況發生時，認可(kě)機構（ABs）和合格評定機構（CABs）需要建立一個合理(lǐ)的、經過策劃的行動方案。

在決定暫停或縮小(xiǎo)認可(kě)範圍之前，認可(kě)機構宜盡可(kě)能(néng)努力利用(yòng)另一個屬于IAF成員的認可(kě)機構或當地資源(包括外包)按時完成評審。

5.1認可(kě)機構（AB）的解體(tǐ)

當認可(kě)機構（AB）未能(néng)從影響其活動的特别事件或情況中(zhōng)恢複過來，因而不能(néng)或獲授權提供全部或部分(fēn)的認可(kě)服務(wù)(AB的解體(tǐ))時，便會出現上述情況。這同樣适用(yòng)于清算或破産(chǎn)。在這些情況下，适用(yòng)時，認可(kě)機構（AB）有(yǒu)義務(wù)立即通知IAF、制度所有(yǒu)者和監管當局。

因此，認可(kě)機構不能(néng)再履行其監督現有(yǒu)獲認可(kě)合格評定機構的義務(wù)。在這些情況下失去的認可(kě)資格，在正式信息提供給合格評定機構的六個月内，不宜影響合格評定機構頒發的認證證書。一旦得到通知，合格評定機構宜通過向其他(tā)IAF成員認可(kě)機構提交申請來啓動重新(xīn)認可(kě)或按照指定的程序實施認可(kě)資格轉換，IAF成員的認可(kě)機構宜考慮以前的認可(kě)評審結果。

注：在某些司法管轄區(qū)，認可(kě)機構的解體(tǐ)或失效受法律保護，本節可(kě)能(néng)不适用(yòng)。

合格評定機構一旦向新(xīn)的認可(kě)機構提交了認可(kě)申請，新(xīn)的認可(kě)機構宜就如何處理(lǐ)合格評定機構證書上的原認可(kě)标志(zhì)與合格評定機構達成一緻。

本IAF ID文(wén)件結束

提示：本文(wén)中(zhōng)已引用(yòng)的标準如已被新(xīn)的标準取代（如ISO/IEC 17021:2011已被ISO/IEC 17021:2015取代），認證機構宜參考新(xīn)版标準落實文(wén)件中(zhōng)的内容。